优百信息

主数据指的是企业管理(lǐ)和业務(wù)活动需要共用(yòng)、共享的这部分(fēn)核心数据。主数据有(yǒu)时被称呼為(wèi)“基础数据”或“公共数据”。这些数据，包括客户、供应商(shāng)、物(wù)料、产品、员工等公共的基础信息数据。

主数据是ERP系统的基础数据，基础数据的质量直接影响ERP系统实施的效果。“三分(fēn)技术，七分(fēn)管理(lǐ)，十二分(fēn)数据”，由此可(kě)见数据对ERP系统成功实施的重要性。数据如人體(tǐ)的血液，是系统运行的支撑和前提，基础数据则是ERP系统信息的根源。ERP系统不能(néng)顺利切换或用(yòng)不起来，很(hěn)大原因是数据原因，有(yǒu)的是因為(wèi)在数据不准确、不完整的情况下上線(xiàn)；有(yǒu)的是业務(wù)没有(yǒu)理(lǐ)顺，出现一数多(duō)据的情况，不知道该相信哪个数据；有(yǒu)的是上線(xiàn)后操作人员没有(yǒu)及时准确规范标准的维护系统内的数据，导致数据失真。只有(yǒu)基础数据达到了及时性、准确性、完整性的要求，ERP系统才能(néng)更好的发挥效益。

随着集团公司的组织机构改革推进，构建“集中采購(gòu)、阳光采購(gòu)”新(xīn)模式，已成為(wèi)现代化企业管理(lǐ)的必然选择。集中采購(gòu)需要从采購(gòu)计划源头管理(lǐ)做起，规范物(wù)品分(fēn)类、在集团范围内统一各类物(wù)料描述规范。统一的物(wù)料分(fēn)类、物(wù)料描述标准，不仅有(yǒu)助于加强集中采購(gòu)管控力度，还可(kě)以提高采購(gòu)物(wù)资的准确度和时效性。供应商(shāng)类、物(wù)料类主数据一经标准化确认，集团及各分(fēn)子公司都将引用(yòng)此标准化数据，实现采購(gòu)信息的全面集成和广泛共享，不仅更好地集成各直属企业的物(wù)资需求信息，有(yǒu)力促进集团化采購(gòu)的快速推进，而且整合了采購(gòu)价格、供应商(shāng)和库存信息，為(wèi)进一步提升管理(lǐ)信息化水平提供强有(yǒu)力的支撑。

目前企业主数据管理(lǐ)中常见问题

1. 数据统计分(fēn)析

随着企业精细化管理(lǐ)，企业先期ERP、SRM、LIMS、HR、MES等多(duō)种信息化系统满足业務(wù)的需要，然后建设报表系统，从各个业務(wù)系统抽取数据进行统计分(fēn)析。在进行数据抽取时，会发现公用(yòng)数据的信息不一致。

比如供应商(shāng)“陕西优百信息技术有(yǒu)限公司”，SRM系统内维护“陕西优百信息技术有(yǒu)限公司”（SRM系统一般是供应商(shāng)自行注册维护），ERP系统维护“陕西优百”或“优百信息”或“优百”等（ERP系统一般业務(wù)人员手工进行维护，大部分(fēn)用(yòng)简称）。一方面因SRM系统和ERP系统没有(yǒu)接口集成，将供应商(shāng)的信息从SRM系统同步到ERP系统，另一方面两个系统由不同的人按照不同的标准进行维护。两个系统数据的不一致，导致两个数据分(fēn)析时出现偏差。

2. 集中采購(gòu)

伴随着企业组织结构集权化和经营专业化的趋势，财務(wù)管理(lǐ)、人力管理(lǐ)、采購(gòu)管理(lǐ)、销售管理(lǐ)出现了相应的集中，从而最大程度地平衡与利用(yòng)资源。

集团型企业下属单位有(yǒu)几十家甚至上百家，各下属单位上报需求物(wù)料计划时，受制于各类型业務(wù)对物(wù)料特性关注的深度和范围不同以及提报人员的技术水平、思维习惯对工作的责任心等导致上报的物(wù)料描述各异，比如下图是密封件的物(wù)料提报需求：

物(wù)料需求计划提报存在的问题点：

• 物(wù)料名称各异，错别字、全角半角等。O型密封圈，有(yǒu)6中不同的描述方式，分(fēn)别為(wèi) “O形圈”、“O型圈”、“0形圈”、“0型密封圈”、“0型圈”、“o型圈”；

• 规格、型号理(lǐ)解不一致，有(yǒu)的放到规格里有(yǒu)的放到型号里；

• 连接符号各异：*、X（字母X）、×（乘号）、/

• 计量单位不同，只、件、个

产生的原因

• 目前ERP系统内的物(wù)料描述方式：物(wù)料名称+规格+型号，对规格、型号没有(yǒu)填报规、审核规范以及系统没有(yǒu)设置校验规则，不同单位的人按照不同的标准进行维护和审核。

• 物(wù)料多(duō)以型号规格為(wèi)属性，没有(yǒu)物(wù)料细化的描述标准為(wèi)支撑。

• 没有(yǒu)完善的数据维护相关的管理(lǐ)流程、管理(lǐ)制度、管理(lǐ)办法。

• 多(duō)种物(wù)料分(fēn)类维度，类别之间有(yǒu)交叉且没有(yǒu)统一的填报标准指南。

• 物(wù)料数据由各相关人员直接维护，没有(yǒu)设置专业人员进行物(wù)料审核；

• 多(duō)种物(wù)料分(fēn)类维度，类别之间有(yǒu)交叉且没有(yǒu)统一的填报标准指南。同一物(wù)品归入到不同类别，无法准确的按照类别进行统计分(fēn)类和库存管理(lǐ)物(wù)料

企业目前在管理(lǐ)主数据主要存在的问题，标准方面：系统标准不统一或者没有(yǒu)标准：各系统孤立运行，标准各异；没有(yǒu)细化的标准，分(fēn)类存在交叉，没有(yǒu)给出明晰的定义。如物(wù)料多(duō)以型号规格為(wèi)属性，没有(yǒu)物(wù)料细化的描述标准為(wèi)支撑；没有(yǒu)专业化的系统对数据进行标准化管理(lǐ)。

数据管理(lǐ)方面，没有(yǒu)数据标准管理(lǐ)组织，数据权责分(fēn)散，不够清晰；没有(yǒu)专业的审核人员对集团内共用(yòng)数据进行审核；没有(yǒu)明晰的数据管理(lǐ)制度和管理(lǐ)办法，靠人工传授。

数据共享方面，系统没有(yǒu)集成共享：数据分(fēn)散重复录入，形成信息孤岛，共享困难；跨系统取数据，需要“对照转化、反复校验”等工作

如何解决这些问题

1. 梳理(lǐ)血缘关系。梳理(lǐ)企业内建设的信息化系统有(yǒu)哪些，这些信息化系统之间有(yǒu)哪些数据是共用(yòng)的数据，可(kě)通过下图表格的方式梳理(lǐ)。

2. 梳理(lǐ)数据模型，梳理(lǐ)目前个系统内的编码标准（一物(wù)一码）、模型标准、流程（申请、修改、冻结/解冻、归档、审核）、相关的管理(lǐ)制度；

3. 梳理(lǐ)数据源头，确认各类主数据的归口管理(lǐ)部门。

通过以上三点梳理(lǐ)，企业可(kě)以自行梳理(lǐ)出目前的各类主数据的现状以及问题点，通过对问题点分(fēn)析找出数据质量不高的真正原因，这样企业可(kě)以自行将客户、供应商(shāng)、组织机构、员工等简单的主数据进行标准化、唯一化管理(lǐ)。由于物(wù)料类“数量多(duō)、分(fēn)布广、专业强”，建议与专业化咨询公司合作的方式解决。